Zorg dat je cv langs het ATS komt!

Je hebt natuurlijk veel tijd gestoken in het schrijven van je curriculum vitae. Uiteindelijk ben je helemaal tevreden met het resultaat en verzend je het naar een potentiële werkgever. Vervolgens belandt je cv binnen een honderdste seconde in de digitale prullenbak omdat deze niet geoptimaliseerd is. Alle moeite voor niks!

Dit komt door het populaire Applicant Tracking System (ATS), een softwarepakket dat onder meer de eerste screening van sollicitanten uitvoert. Bij Rituals solliciteren bijvoorbeeld wel 33.000 mensen per jaar. Je kunt je voorstellen dat dit bijna een onmogelijke opgave zou zijn voor een recruiter zonder gebruik te maken van software. Dat er hierdoor soms perfecte kandidaten automatisch afgewezen worden, nemen bedrijven op de koop toe.

Hoeveel bedrijven maken gebruik van het Applicant Tracking System?

In Nederland zijn er wel 40 verschillende ATS softwarepakketten beschikbaar waarbij het internet nog eens toegang geeft tot honderden andere internationale leveranciers. Hier maken bedrijven als Ahold, Deloitte, KPN, Vodafone, Randstad, Manpower en nog vele andere gretig gebruik van.

Vaak gaat een ATS ook samen met een Customer Relationship Management (CRM) systeem waar de gegevens van de sollicitant in worden bewaard.

Hoe weet je dat je solliciteert bij een ATS?

Ben je al moe van de vele online formulieren die je hebt moeten invullen om te solliciteren? Je kunt met bijna 100% zekerheid stellen dat dit allemaal ATS’ zijn.

Een andere optie is om even tijdens het solliciteren in de URL van de website te kijken. Vaak zie je hierin het specifieke ATS staan. Een voorbeeld hiervan is hieronder te zien bij het advocatenkantoor Houthoff dat gebruik maakt van het ATS Carerix.

Bron: website van Houthoff op 26 maart 2018.

Hoe werkt het ATS?

1. Het ATS haalt de volgende vier onderdelen, opleiding, contactinformatie, competenties en werkervaring uit je cv en plaatst dit in zijn eigen systeem.
2. De recruiter voegt zijn/haar wensen toe betreffende de vacature zoals kernwoorden, jaren ervaring, opleiding en functienaam. Dit gebeurt veelal met boolean search.
3. Vervolgens vergelijkt het ATS jouw gegevens met de ingevoerde wensen van de recruiter.
4. Het ATS maakt een match van best ‘scorende’ kandidaten, afhankelijk van de gelijkenis van jouw gegevens en de ingevoerde wensen van de recruiter. Hierin verschilt het per ATS hoe deze match tot stand komt.
5. De recruiter krijgt vervolgens de lijst met kandidaten die het beste matchen. De recruiter kan op elke naam klikken, ziet de gegevens die het ATS in stap één selecteerde en heeft de mogelijkheid je originele cv te zien.

Zit je niet in de lijst met kandidaten die het beste matchen? Dan ontvang je automatisch een standaard afwijzing die vele werkzoekenden wel kunnen dromen. Je gegevens blijven meestal wel in het ATS of gekoppelde CRM opgeslagen waardoor je benaderd kunt worden voor andere functies.

Koppeling tussen het ATS en LinkedIn

Ook hebben steeds meer ATS’ een koppeling met LinkedIn. Het ATS Bullhorn biedt o.a. de recruiter die zoekt in LinkedIn meteen de optie om de gegevens omgeslagen in Bullhorn te bekijken. Ook vanuit Bullhorn zelf zijn iemands up-to-date LinkedIn gegevens gemakkelijk in te zien.

Microsoft heeft in 2016 LinkedIn gekocht en is hierna begonnen met de integratie van Microsoft Word en LinkedIn. Mijn verwachting is dat deze integratie veel krachtiger gaat worden dan de opties die LinkedIn gaat bieden aan een extern ATS. Microsoft houdt natuurlijk veel liever potentiële kandidaten vast op hun eigen platformen.

Elf tips om het Applicant Tracking System te slim af te zijn

Hieronder staan tien tips om je cv aan te passen aan het ATS. Hierdoor heb je een grotere kans om door het ATS geselecteerd te worden en dus onder de aandacht van de recruiter te komen. Maak het niet te gek, want uiteindelijk moet je cv alsnog goed leesbaar te zijn voor een mens.

Sollicitego biedt ook de dienst aan om je cv te laten controleren op compatibiliteit met het ATS, inhoud, opmaak, spelling en nog veel meer. Uit onderzoek is gebleken dat het laten controleren van je cv door ons 40 tot 60 procent meer uitnodigingen voor een sollicitatiegesprek oplevert!

1. Plaats geen kop- of voetteksten. Niet elk ATS is in staat hiermee om te gaan en zal daarom deze teksten negeren.
2. Gebruik pdf. Het ATS leest zowel Word- als pdf-bestanden uitstekend maar om te voorkomen dat je lay-out verspringt adviseren wij je om te solliciteren met een cv in pdf-formaat.
3. Omdat een ATS zwaar steunt op zoektermen is het gebruik van de juiste begrippen zeer belangrijk! Dit kun je doen door:
   – Noem werkervaring gewoon werkervaring en niet ‘opgedane ervaring’. Ook gewenste competenties kun je terug laten komen in je cv. Deze begrippen kun je vaak uit de vacaturetekst halen.
   – Bekijk ook de website van het bedrijf om in te kunnen schatten welke woorden belangrijk zijn in hun communicatie.
   – Bedenk daarnaast welke woorden goed bij de functie passen. Bij een baan als secretaresse is bijvoorbeeld het woord accuraat heel belangrijk om in je cv te verwerken. Pas een dergelijk woord ook in verschillende vormen en synoniemen toe. Bijvoorbeeld nauwkeurig en nauwkeurigheid, zodat je zeker weet dat je de ingevoerde zoekcriteria van de recruiter matcht.
   – Bekijk de LinkedIn-profielen van mensen die de functie uitoefenen waarop jij solliciteert. Zoek vervolgens overeenkomende woorden tussen deze profielen.
   – Maak gebruik van de database van woorden per functie die wij van Sollicitego opgesteld hebben door recruiters te interviewen. Dit zetten wij tijdens onze dienstverlening slim in zodat onze cliënten een baan veroveren.
4. Plaats een sectie met competenties. Hierbij is het belangrijk dat de belangrijkste competenties waarop gezocht wordt bovenaan staan. Zorg er wel voor dat je elke competentie goed kunt verwoorden tijdens hetsollicitatiegesprek. Een Face-to-Face sollicitatietraining is uiterst geschikt om hierbij te oefenen.
   

   Afbeelding: Patrick Hoesly www.zooboing.com

5. Maak geen taal- of spelfouten. Dit is sowieso een dooddoener, maar daar waar een mens nog overheen kan lezen, herkent een computer een woord niet als er een spelfout in zit.
6. Voeg antwoorden op gevraagde punten toe. Alle punten die gevraagd worden in de vacatures moeten aan bod komen in je cv.
7. Gebruik geen plaatjes zoals een bedrijfslogo. Deze leest het ATS niet. Wat je wel kunt doen is zowel het bedrijfslogo tonen als de bedrijfsnaam in de tekst gebruiken.
8. Houd het overzichtelijk. Gebruik opsommingstekens in plaats van paragrafen.
9. Gebruik zowel het gehele woord als de afkorting. Dus beheers je de Nederlandse taal perfect, gebruik dan zowel Algemeen Beschaafd Nederlands als ABN.
10. Hoe meer tekst, hoe beter. Het ATS kijkt niet naar de lengte van je cv. Voorheen probeerde je alles nog op één pagina te proppen, nu kun je dit het beste op twee doen.
11. Als je weet met welk ATS het bedrijf werkt kun je besluiten je in te lezen in dit systeem. Elk ATS is anders en door een systeem te kennen kun je je cv optimaliseren voor een specifiek systeem.

Als je bovenstaande elf tips toepast, vergroot je de kans dat het ATS jou selecteert.

Wat als je tekst met zoektermen wit maak?

Je kunt je cv volstoppen met zoektermen en deze vervolgens wit maken. Deze truc werkt zeer succesvol bij veel ATS om uit de eerste selectie te komen. Je cv ziet er namelijk op het blote oog normaal uit maar staat stiekem vol met alle mogelijke termen. Veelal selecteert het ATS de meest geschikte kandidaten op het aantal keer dat een zoekterm voorkomt.

Vervolgens krijgt de recruiter je cv te zien waarbij het ATS de zoektermen vaak geel doet oplichten. Hierdoor is het voor een recruiter meteen duidelijk dat je vals gespeeld hebt. Je kunt je voorstellen dat dit geen goed begin is en niet overeenkomt met de professionele en betrouwbare uitstraling die je wilt hebben!

Kortom, ik adviseer je om weg te blijven van deze techniek of andere technieken zoals keyword stuffing waarbij je dezelfde zoekterm in overdaad gebruikt. Steek je tijd liever in het optimaliseren van je cv.

Heb je dan helemaal geen creativiteit meer nodig?

Als ervaren recruiter weet ik dat het aannemen van een sollicitant uiteindelijk een gevoelskwestie is. De functie-eisen moeten uiteraard overeenkomen, maar de persoonlijke ‘klik’ is de uiteindelijke doorslaggevende factor. Het vinden van deze klik begint al bij de schriftelijke communicatie, waar het cv een belangrijk onderdeel van is.

Zoals eerder aangegeven, adviseer ik je dus om het niet te gek te maken. Blijf bij je persoonlijke (creatieve) boodschap die je ook wilt uitstralen in je communicatie. Bedenk wel dat je de boodschap pas kunt overbrengen als je de robot gepasseerd bent.

Succes met het verslaan van de robot! Heb je nog tips? Deel ze dan hieronder.

Dit artikel is op 26 maart 2018 voor het laatst bijgewerkt. De eerste versie van dit artikel is door Bas gepubliceerd op 27 augustus 2015 op de website Frankwatching. De publicatie was een van de tien meest gelezen artikelen in 2015 op deze site. Wat het belang van je cv ATS “proof” maken nog eens onderstreept.